De werkdag begint met een telefoontje van een klant die vraagt of de offerte al is verstuurd. Je checkt je inbox, maar vindt alleen een automatisch antwoord in je privé-Gmail. Ondertussen stuurt een leverancier iets naar een oud adres dat je eigenlijk niet meer gebruikt. Herkenbaar? Voor veel ondernemers in de Hoeksche Waard wordt communicatie via e-mail al snel een rommeltje.
Wat je mist als je nog geen zakelijk e-mailadres gebruikt
Een groot deel van je klant contact loopt via de mail. En als je dat nog doet met een persoonlijk adres als [email protected], dan loop je op een paar punten al snel tegen grenzen aan.
Om te beginnen oogt het minder professioneel. Dat is misschien niet zo erg bij kleine klussen of bestaande klanten, maar nieuwe relaties letten daar wel op. Een mailtje vanaf [email protected] geeft direct een andere indruk dan eentje vanaf een standaard account.
Daarnaast is het een stuk lastiger om overzicht te houden. Als je mailt vanaf meerdere adressen (bijvoorbeeld een combinatie van privé, oud werk en iets wat je ooit tijdelijk hebt aangemaakt) weet je op een gegeven moment niet meer waar welk contact vandaan komt.
Een zakelijke email helpt je om al die losse eindjes samen te brengen. Eén professioneel adres voor al je zakelijke communicatie, gekoppeld aan je domeinnaam. Dat ziet er niet alleen beter uit, maar werkt ook veel praktischer.
Waarom het je werk makkelijker maakt
Een vast zakelijk e-mailadres zorgt ervoor dat alles rondom je bedrijf op één plek binnenkomt. Zeker als je met meerdere mensen werkt, voorkomt dat een hoop ruis.
Stel je hebt een loodgietersbedrijf in Puttershoek. Jij regelt de planning, je partner doet de administratie en een collega is verantwoordelijk voor de offertes. Zonder een duidelijk e-mailsysteem zit je elkaar al snel in de weg. Met een zakelijke e-mailomgeving maak je bijvoorbeeld gebruik van planning@, facturen@ of info@. Iedereen weet dan meteen wat waar thuishoort.
Ook als je extern samenwerkt met leveranciers, klanten of partners in de regio, levert dat gemak op. Je bouwt aan herkenning: mensen zien jouw domeinnaam, weten waar het vandaan komt en kunnen makkelijker terugvinden wat eerder is besproken.
Professioneel communiceren zonder poespas
Veel ondernemers in de Hoeksche Waard houden van aanpakken. Juist daarom past een zakelijke mailoplossing goed bij die manier van werken. Je hoeft geen groot IT-systeem op te tuigen. Het gaat erom dat je één lijn aanbrengt in je communicatie, zodat je bedrijf net wat strakker draait.
En het mooie is: als je je e-mail goed regelt, hoef je er daarna nauwelijks nog naar om te kijken. Je stelt het één keer in, maakt eventueel een handtekening aan en werkt voortaan vanuit een herkenbaar adres. Dat maakt niet alleen een betere indruk, maar bespaart je ook dagelijks tijd.
Wat klanten waarderen in jouw communicatie
In een regio waar mond-tot-mondreclame nog altijd sterk is, telt elke interactie. Klanten willen snel antwoord, duidelijkheid over afspraken en een bevestiging die klopt. Een zakelijke mail structuur helpt je daarbij.
Elke avond op de hoogte van het laatste nieuws uit de Hoeksche Waard? Schrijf je dan hier in voor onze gratis nieuwsbrief.
Over de auteur
