Deze Gmail-lifehack bespaart veel opslagruimte in je inbox

Door een nieuw Gmail-account aan te maken kun je zelf een archief creëren om al die tienduizenden mails te bewaren. Dit is helemaal gratis.

Ruim 1,8 miljard mensen wereldwijd maken gebruik van Gmail. We durven te wedden dat het overgrote merendeel van al die inboxen uitpuilen met ongelezen berichtjes, spam en nog te beantwoorden mails. En om alvast op de goede voornemens vooruit te lopen: hoe kun je het nieuwe jaar beter beginnen dan met een opgefriste inbox?

Dat opschonen kan echter een behoorlijk karwei zijn, maar als je Gmail gebruikt, bestaat er een lifehack die tijd bespaart. Zo hoef je niet uren te klikken, lezen en scrollen om de boel te ordenen. Ideaal om na de vakantie te beginnen met een opgeschoonde inbox.

Waarom je Gmail-inbox zo snel vol is

Je zal de melding vast wel een keer gezien hebben: ‘je inbox is bijna vol’. Gezien het feit dat de meeste van ons Gmail dagelijks gebruik voor werk én privé, is die melding zo gek nog niet. Toch lijk je die melding soms wel heel snel te krijgen, terwijl het aantal mailtjes dat je bewaart helemaal niet zo groot is.

Iedere Gmail-inbox heeft 15 gigabyte aan opslagruimte. Een gemiddeld mailtje is tussen de 20 en 25 MB, afhankelijk van hoe groot deze is. Dat kan een stuk groter worden wanneer er dingen als foto’s, video’s of andere grote bestanden worden meegestuurd. In een werkcontext, waar je om de haverklap bestanden met elkaar deelt, kan je inbox dus behoorlijk snel vol raken.

Gmail biedt een optie om een duurder abonnement te nemen waarmee je meer opslag krijgt. Met een Google One-account heb je zo’n 100GB aan opslag. Dat is een gigantische upgrade ten opzichte van de 15GB, maar over het algemeen vult niemand zijn inbox met die 100GB. Zonde van het geld dus. Gelukkig is er een manier om snel en efficiënt je mailbox op te schonen zonder extra te betalen.

Zo schoon je snel je Gmail-inbox op

Die extra opslag van Google One klinkt fijn, maar ervoor betalen is niet nodig. Je kunt namelijk een extra 15GB aan opslag krijgen door een nieuw account aan te maken en dat als archief te gebruiken. Met deze oplossing verwijder je dus geen mailtjes permanent, wat handig is als je niet weet of je zo ooit nog nodig gaat hebben. Tegelijkertijd schoon je wel je primaire Gmail-inbox op zodat je met een schone lei kunt beginnen.

Zo’n tweede account opzetten als archief doe je als volgt:

Maak een nieuw Gmail-account aan. Dit wordt je archief
Schakel POP (Post office protocol) in bij je oude account. Met het inschakelen van deze instelling kunnen e-mails worden opgehaald en worden overgezet
Stel ‘Mail ophalen’ in op je nieuwe account zodat alle berichten automatisch worden overgezet
Laat het proces even lopen. Afhankelijk van hoeveel mails je naar je archief overzet kan dit even duren
Schakel de automatische overdracht uit

Als het goed is is je primaire inbox nu opgeschoond. Mocht je nog steeds een melding krijgen dat je opslag te vol is, check dan even ‘verwijderde items’. Het kan zijn dat je hier verwijderde mails permanent moet verwijderen. Vergeet niet om minimaal één keer in de twee jaar eens actief te zijn met het archief-account. Als je langere tijd inactief bent verwijdert Google de boel. Dan ben je alsnog al je mails kwijt.